Kuinka kontekstin ajoitus (eli lohkojen ajoitus) voi parantaa tuottavuutta

Alun perin julkaistu JOTFORM.COM
Hämmentynyt.
Lannistua.
Turhautunut.

Niin Neil Pasricha tuntui vuoden 2016 alussa.

Lopettaneen työpaikkansa Walmartin johtamisen kehittämisjohtajana - tulla kokopäiväiseksi kirjoittajaksi ja puhujaksi - Pasricha huomasi hänen tuottavuutensa romahtavan.

Siitä huolimatta, että yritysmaailman vaatimukset jätettiin taakse, kirjailija havaitsi nyt aikansa käyttävän erilaisia ​​uusia tehtäviä.

Tutkimuspuhelut lähteiden kanssa, lounaat kirjallisten edustajien kanssa, tapaamiset web-kehittäjien kanssa ja muut logistiset velvollisuudet tunkeutuivat Pasrichan työpäiviin. Ei kulunut kauaa, kun hän huomasi välttävänsä tärkeintä teostaan: varsinaista kirjoitusta.

Lopulta kirjoittaja löysi yksinkertaisen ratkaisun, jota hän uskoo nyt uransa, aikansa ja terveensä säästämiseen:

Koskemattomat päivät.

Pasricha päätti estää yhden päivän viikossa työskentelemään kirjassansa nolla häiriötekijöillä. Säännöt olivat yksinkertaiset: Ei puhelimia, ei sähköposteja eikä keskusteluja muiden kanssa.

"Kun maailmamme vilkastuu ja puhelimemme ovat piippaampia, meille kaikista niukkaisimmista resursseista on tulossa huomio ja luova tulos", sanoo Pasricha, New York Times, bestselleri The Happiness Equation -kirjailija. "Ja jos et vie aikaa laittaa jotain uutta ja kaunista maailmaan, arvosi vähenee nopeasti."

Kuten edellä mainitusta New York Times -viitteestä voidaan nähdä, tekniikka toimi. Pasrichan menestys ”koskemattomissa päivissä” ei ole yllättävää, kun otetaan huomioon, että tehtävien välillä siirtyminen voi vähentää tuottavuutta jopa 40 prosenttia.

Tehtävien vaihtaminen aiheuttaa sitä, mitä tutkijat kutsuvat ”huomiojäämäksi”, ja on kilpailevien ajatusten aiheuttama keskittymisen laimeneminen. Siksi kirjoitan myös “aamusivut”, jotka liittyvät nykyisiin ongelmiin, mahdollisiin ratkaisuihin ja tutkimatta ideoita jokaisen arkipäivän kahden ensimmäisen tunnin aikana.

Haluaisin mielelläni estää kokonaisen päivän yhden tietyn tehtävän suorittamiseksi, mutta se ei vain tunnu realistiselta minulle. Saapuvan yrityksen toimitusjohtajana minun panostani tarvitaan moniin päivittäisiin päätöksiin vuokraamisesta tuotekehitykseen.

Pasrichan tarina kuitenkin uudisti uteliaisuuteni siitä, kuinka paljon voidaan saavuttaa keskittyneellä työllä. Siksi tutkin tällä hetkellä kontekstin ajoituksen mahdollisuuksia.

Painopiste on talouden elinehto

Kontekstin ajoitus, jota kutsutaan myös lohkosuunnitteluksi, on prosessi, jossa suuret aikayksiköt määritetään liittyviin tehtäviin vuorotellen päivinä tai viikoina.

Tämä ajanhallintajärjestelmä on yleistymässä keskiasteen koulutuksessa. Kuten Education World on ilmoittanut, yli 50 prosenttia Yhdysvaltojen lukioista käyttää jo tai harkitsee lohkosuunnittelua. Yleisin muoto on A / B-aikataulu.

Sen sijaan, että noudatettaisiin perinteistä "kahdeksan luokkaa päivässä", A / B-opiskelijoilla on vuorotellen neljä pidempää luokkaa. Vaikka vaihtamiseen on monia syitä, ensisijaisena ohjaajana näyttää olevan keskittyneen työn kognitiiviset edut.

Yhdessä 820 lukiosta tehdyssä tutkimuksessa havaittiin aktiivisen oppimisen menetelmiä harjoittavien saavuttaneen huomattavasti korkeammat saavutustasot, kuten kansallisessa koulutuksen arvioinnissa mitattiin.

Kuten tietotekniikan tutkija ja tutkijan Deep Work: Menestyksen säännöt häirinneessä maailmassa kirjoittaja Cal Newport selittää tässä haastattelussa:

”Keskittyminen on nyt tämän talouden elinehto. Menestyneet ihmiset käyttävät aivojaan uuden arvon luomiseen, tekemällä intensiivisestä keskittymisestä merkityksellistä tavalla, jota ei ole aiemmin ollut ... Se on melkein kuin supervalta. "

Lauseen ratkaiseminen, monimutkaisen koodin kirjoittaminen ja yksityiskohtaisen käsityön tekeminen ovat kaikki Newportin mielestä syvää työtä. Nämä ovat sellaisia ​​töitä, joita keinotekoinen älykkyys (AI) ei voi helposti toistaa, ja ne kaikki riippuvat minimaalisesta häiriötekijästä.

Kun otetaan huomioon päivittäin huomiostamme kilpailevat erilaiset ärsykkeet, niin työssä kuin kotonakin, kontekstin ajoittaminen näyttää lupaavalta työkalulta laadukkaamman työn tuottamiseksi lyhyemmässä ajassa.

Kuinka luoda aikataulu

Lainaamalla koulutusjärjestelmästä on olemassa lukuisia tapoja jäsentää aikataulun rakennetta.

Kuitenkin tehokkain vaihtoehto kiireiselle ammattilaiselle on luultavasti jokin A / B-aikataulun versio. Tämän ominaisuuden parissa työskentely on mahdollistanut Fast Company -kumppanin Andee Lovein johtamaan lähes seitsemän lukuisia yrityksiä vain 20 tunnissa viikossa.

Rakkaus kertoi löytäneensä tarkalleen kuinka vaikuttava konteksti-ajoitus voi olla, kun hän työskenteli koordinaattorina, joka valvoi autismin ohjelmia kahdessa erillisessä koulussa.

"Jokaisella koulussa oli luonteensa ja tarpeensa, ja huomasin, että jos yritin käydä molemmissa päivissä, rynnin läpi valmistukseni ja päätin päivän loppuun", Rakkaus sanoo.

”Joka kerta kun vaihdan kouluja, tyhjensin energiani. Näiden energiavuotojen torjumiseksi kehitin aikataulun, jossa kävin yhdessä koulussa maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin ja toiseen tiistaisin ja torstaina. ”

Rakkaus ilmoitti innostumisen, pätevyyden ja energiatason muutoksesta radikaalin muutoksen jälkeen. Nykyään hän on päävalmentaja, joka vuorottelee aikataulujensa välillä viikkojen eikä päivien välillä.

Näin voit luoda oman kontekstin tai estää aikataulun:

Vaihe 1: Tarkista nykyinen aikataulusi

Aikataulun arviointi on petollisesti haastava tehtävä yksinkertaisesta syystä: Useimmat ihmiset ovat kauheita arvioidessaan, kuinka paljon aikaa he käyttävät työskentelemään tietyssä tehtävässä.

Jos et ole koskaan tehnyt niin aiemmin, harkitse kalenterin laatimista, joka kuvaa, kuinka luulet viettäväsi aikaa. Voit värjätä tehtävät, kuten OKDorkin Noah Kagan, kuten täällä:

Seuraa sitten työviikkoa seuraamalla kuinka käytät aikaasi. Huomaat todennäköisesti joitain piilotettuja tehtäviä, joita et ole edes harkinnut. Ja huomaat varmasti, että jotkut projektit vievät paljon kauemmin kuin olet aiemmin tajunnut.

Vaihe 2: Etsi malleja ja luo luokkia

Kun olet dokumentoinut päivittäisen, voit ryhtyä ryhmittelemään tehtäviä luokkiin (esim. Hallinnollinen, sähköpostiviestit, ryhmäkokoukset, luova). Voit myös päättää luokitella tehtävät vähemmän ilmeisillä ominaisuuksilla, kuten miltä sinusta tuntuu suorittaessasi niitä.

Vaihe 3: Luo aikajaksot

Lopuksi kokeile kytkemällä vastaavat tehtäväluokat kalenterisi suuriin ajanjaksoihin. Sisältääkö roolisi johtaen paljon joukkuekokouksia?

Yritä ajoittaa ne kaikki samaan päivään viikossa, kuten Lifehacker-avustaja Emily Price. San Franciscossa toimivan toimittajan mukaan kokoukset vaativat suurempia aika-sitoumuksia kuin voitaisiin olettaa.

”Vietän aikaa valmistelemalla ennen ja ajattelemalla niitä jälkeenpäin, mikä on hienoa, mutta tarkoittaa, että yhden tunnin kokous vie noin 2 tuntia päivästäni. Niiden kokoaminen samana päivänä eliminoi stressin kääriä jotain liian nopeasti, jotta voin päästä tapaamiseen ajoissa ja yrittää keskittyä uudelleen, kun kokous on ohi ja minun täytyy palata töihin. ”

Kontekstin ajoituksen avain on strategisesti erotella tehtäviä tavalla, joka minimoi tarpeen "muuttaa mielenvaihteita". Jos kokoukset eivät ole suosikkitoimintasi, ajatus viettää heille koko päivä voi tuntua hidasta.

Päivät, jotka eivät ole kokouksia, ovat kuitenkin äärettömästi tuottavampia. Tämä on vain yksi esimerkki monista potentiaalisista tehtävistä, jotka voivat olla estettyinä. David Finkel, Maui Mastermindin toimitusjohtaja, on toinen faniympäristöohjelma:

”Olen onnistunut nimeämään tietyn viikonpäivän - ja vielä vähän harjoittelun jälkeen - kaksi arkipäivää -, jossa voin varata kimpaleen aikaa keskittyä täysin vain yhteen asiaan. Nuo päivät pysyvät kiinteinä riippumatta siitä, mitä. Ja kun he tulevat ympäri viikkoa, teen vain työtä yhdessä projektissa vähintään puolet päivästä - ei sähköpostia, ei puheluita, ei kokouksia. ”

Finkelin keskittymispäivät ovat vähemmän rakenteellisia kuin perinteiset A / B-päivät, mutta ne täyttävät kuitenkin hänen tarpeensa. Hänen kolmen-neljän tunnin aikajaksonsa on omistettu kaikelle "syvälle, keskeytymättömälle työlle", joka sattuu olemaan kiireimmin kyseisellä viikolla.

Se voi tarkoittaa istumista kirjoittaa ehdotus, luonnostella seuraavan vuosineljänneksen tavoitteet tai järjestää asiakasvierailu. Siitä huolimatta, aikaväli pysyy kalenterissa "ei-neuvoteltavana".

Kokeile estosuunnittelua

JotFormissa käydyn 13 vuoden aikana olen oppinut, että liiketoiminnan kasvulla ei ole tarkoitus tehdä enemmän - kyse on enemmän siitä, mikä antaa suurimman vaikutuksen. Käännös: Varattuvuus ei ole synonyymi tuottavuudelle.

Jos kuvaus kuulostaa aivan liian tutulta, kannattaa ehkä harkita kontekstin ajoituksen kokeilua. Varmista vain, että ilmoitat uuden aikataulun asiakkaille, kollegoille ja muille tärkeille sidosryhmille tarpeettomien keskeytyksien välttämiseksi.

Älä myöskään painosta itseäsi heti ”saamaan sen oikein”. Aina kun hyväksyn uuden ajanhallintatyökalun, päädyn sietämään sitä pari viikkoa ennen räätälöintia sen tarpeisiin.

Työskenteletkö nyt lohkoaikataulusta? Jos ei, kuulostaa siltä, ​​että kokeilet jotain? Miksi tai miksi ei?

Kerro minulle alla olevissa kommenteissa.